プライバシーポリシー

1．本ポリシーの適用範囲

本ポリシーは、当事務所が運営するウェブサイト、問い合わせ対応、契約手続、産業医業務その他の産業保健サービスに関連して、当事務所が取り扱う個人情報に適用されます。

当事務所が契約企業から個人データの取扱いを委託される場合は、本ポリシーに加え、当該契約企業が定める健康情報取扱規程、個人情報取扱規程、委託契約、個別の通知又は同意内容等に従って取り扱います。

個別のサービスについて、別途、個人情報の取扱いに関する説明又は同意事項を示した場合には、当該説明又は同意事項も本ポリシーと併せて適用されます。

本ポリシーへの同意のみをもって、要配慮個人情報の目的外利用又は契約企業その他の第三者への提供について、包括的な同意を取得したものとは取り扱いません。法令上必要となる場合は、別途、本人への説明及び同意取得等を行います。

2．個人情報等の定義

本ポリシーにおける「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」「要配慮個人情報」その他の用語の意味は、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令に従います。

本ポリシーにおける「健康情報等」とは、健康診断結果、既往歴、現病歴、症状、診断名、治療内容、服薬情報、障害に関する情報、ストレスチェックに関する情報、健康相談及び面談の内容、休業・復職に関する情報、就業上の配慮に関する情報その他の心身の状態に関する情報をいいます。

3．取得する情報

当事務所は、業務上必要な範囲で、主に次の情報を取得することがあります。

（1）ウェブサイト及びお問い合わせに関する情報

• 氏名
• 会社名、事務所名又は所属機関名
• 相談者の立場、紹介先企業名（任意）
• 部署名及び役職
• メールアドレス
• 電話番号
• 所在地
• 事業場又は紹介先の従業員数、産業医の選任状況
• お問い合わせ、ご相談又は資料請求の内容
• 当事務所との連絡履歴

（2）契約及び取引に関する情報

• 契約企業の担当者に関する情報
• 見積書、契約書、請求書その他の取引関係書類に記載された情報
• 契約内容、サービス利用状況及び支払状況
• 打ち合わせ、連絡及び対応の履歴

（3）産業保健業務に関する情報

• 氏名、生年月日、性別、連絡先その他本人確認に必要な情報
• 所属企業、所属部署、役職、職種、業務内容、勤務状況及び労働時間
• 健康診断結果、既往歴、現病歴、症状、診断名、治療内容及び服薬情報
• 健康相談、長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェック後の面接指導、復職支援その他の面談記録
• 主治医、医療機関又は他の産業保健スタッフから適法に提供された情報
• 就業可否、就業上の措置、配慮事項、受診勧奨及びフォローアップに関する情報
• その他、産業医業務及び労働者の健康確保措置の実施に必要な情報

（4）ウェブサイトの利用に伴って取得される情報

• IPアドレス
• 閲覧日時
• 閲覧したページ
• 参照元ページ
• ブラウザ、OS及び端末に関する情報
• Cookieその他の識別子
• サーバーログ及び不正アクセス等の検知に必要な情報

当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報又は健康情報等を取得しません。

4．個人情報の取得方法

当事務所は、適法かつ公正な方法により個人情報を取得し、偽りその他不正な手段によって取得しません。

個人情報は、主に次の方法で取得します。

• 本人による問い合わせフォーム、電子メール、電話、書面又は面談を通じた提供
• 契約企業からの適法な提供又は業務委託に伴う提供
• 本人の同意又は法令上の根拠に基づく、医療機関、主治医又は他の産業保健スタッフからの提供
• ウェブサイトの利用に伴う自動的な取得
• その他、法令上認められた方法

要配慮個人情報については、法令に定められた例外に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得た上で取得します。

契約企業から健康情報等の提供を受ける場合は、当該契約企業が関係法令、健康情報取扱規程及び本人への通知・同意等に従って適法に取り扱っていることを前提として、委託業務の遂行に必要な範囲で受領します。

5．利用目的

（1）お問い合わせ及び契約企業に関する情報

当事務所は、次の目的で利用します。

• お問い合わせ、ご相談及び資料請求への回答
• 産業医サービスの説明、提案、見積り及び打ち合わせ
• 契約の締結、変更、更新及び終了に関する手続
• 契約に基づく産業医業務及び関連サービスの提供
• 訪問、面談、会議その他の日程調整
• 請求、支払管理及び会計処理
• 本人確認及び連絡先の確認
• 苦情、紛争及び事故への対応
• ウェブサイト及び情報システムの安全確保
• 法令上の義務の履行
• 上記各目的に付随する連絡及び事務処理

（2）労働者の健康情報等

当事務所は、次の目的で利用します。

• 労働安全衛生法その他の法令及び契約に基づく産業医業務の遂行
• 健康診断結果に基づく医師の意見の作成
• 長時間労働者、高ストレス者その他の対象者に対する面接指導
• 健康相談、保健指導及び受診勧奨
• 休業、復職及び治療と仕事の両立に関する支援
• 就業可否、就業制限、業務内容、労働時間その他の就業上の措置に関する医学的意見の作成
• 職場環境及び作業方法の改善に関する助言
• 労働者の健康確保措置及び契約企業の安全配慮義務の履行への協力
• 面談、相談、対応及びフォローアップの記録
• 本人、契約企業、主治医その他の関係者との必要な連絡及び調整
• 法令、契約又は各事業場の健康情報取扱規程に基づく記録の保存
• 上記各目的に付随する産業保健業務

当事務所は、健康情報等を、人事評価、採用選考、懲戒その他の労働者の健康確保と関係しない目的で利用しません。

（3）ウェブサイト利用情報

当事務所は、次の目的で利用します。

• ウェブサイトの運営、保守及び改善
• セキュリティの確保、不正アクセス及び不正利用の検知
• 障害の調査及び復旧
• 個人を特定しない形での利用状況の把握

6．健康情報等及び医師の守秘義務

当事務所の医師は、業務上知り得た秘密について、法令及び医師としての守秘義務を遵守します。

お問い合わせの受付や日程・契約の調整は、当事務所の医師が運営を兼ねて行います。運営上の情報と医学的な記録を分け、担当案件に応じて必要な範囲で取り扱います。

問い合わせ・日程・契約・請求

運営に必要な担当者が取り扱います。

診断書・健診結果・面談記録

その案件の担当医が、医学的な評価に必要な範囲で取り扱います。

応援・担当変更・引継ぎ

実際に対応する医師へ、必要な情報を限定して共有します。役割・目的・共有範囲を確認し、契約企業の規程や本人への説明、法令上必要な手続きに従います。

企業・紹介元への共有

共有の必要性と相手を確認し、就業上の配慮等に必要な情報へ整理します。診断書や面談記録を紹介元へ自動転送することはありません。

事務所の代表者・運営責任者という立場のみを理由に、すべての健康情報を閲覧する運用にはしません。担当医が運営も兼ねる場合も、利用目的に応じて取扱いを分けます。

健康相談及び面談等で知り得た診断名、検査値、治療内容、服薬内容、相談内容その他の詳細な健康情報を、そのまま契約企業へ提供することは原則としてありません。

契約企業に情報を伝える必要がある場合は、法令、本人の同意、契約及び各事業場の健康情報取扱規程に従い、次のような就業上の措置に必要な最小限の情報へ加工又は限定します。

• 就業の可否
• 就業上必要となる配慮
• 労働時間又は業務内容に関する制限
• 配置、出張、夜勤その他の勤務上の留意事項
• 医療機関への受診の必要性
• フォローアップの要否及び時期
• 職場環境の改善に必要な事項

診断名、詳細な検査結果、具体的な治療内容等を契約企業へ提供する必要がある場合は、法令上本人の同意を要しない場合を除き、提供する情報、提供先及び利用目的を説明し、本人の同意を取得します。

ストレスチェックの実施者等として結果を取り扱う場合は、本人の同意なく事業者へ提供することが法令上認められていない情報を、本人の同意なく提供しません。

ただし、本人又は第三者の生命、身体若しくは財産の保護のために緊急の必要があり、本人の同意を得ることが困難である場合その他法令上認められる場合は、必要最小限の情報を関係者又は関係機関へ提供することがあります。

7．第三者への提供

当事務所は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者へ提供しません。

• 法令に基づく場合
• 本人又は第三者の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国又は地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
• その他、個人情報保護法その他の法令で認められている場合

契約企業、医療機関、主治医その他の関係者へ健康情報等を提供する場合は、法令、本人の同意、契約及び各事業場の健康情報取扱規程に従い、利用目的の達成に必要な最小限の範囲に限定します。

当事務所は、要配慮個人情報を、本人の求めに応じて提供を停止することを前提とした、いわゆるオプトアウト方式によって第三者へ提供しません。

また、当事務所は、個人データを第三者へ販売又は貸与しません。

8．業務委託

当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、次の業務の全部又は一部を外部事業者へ委託することがあります。

• ウェブサイトのホスティング及び保守
• 問い合わせフォームの運用
• 電子メール及びクラウドサービスの提供
• データの保管及びバックアップ
• ITシステムの保守及びセキュリティ対策
• 会計、請求及び事務処理
• その他、当事務所の運営に必要な業務

委託に当たっては、取り扱う情報の性質及びリスクに応じて適切な委託先を選定し、秘密保持、目的外利用の禁止、安全管理措置、再委託、事故発生時の報告、契約終了時の返還又は消去等について必要な契約を締結し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

委託業務に必要のない健康情報等を委託先へ提供しません。

9．外国における個人データの取扱い

当事務所が、外国に所在する事業者のクラウドサービス等を利用し、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報保護制度及び当該事業者の安全管理措置等を確認した上で、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

外国にある第三者への個人データの提供に該当し、法令上、本人への情報提供又は同意取得が必要となる場合は、提供先、提供先の所在国、当該国の個人情報保護制度その他必要な事項を本人に説明し、適切な手続を行います。

本ポリシーへの同意のみをもって、外国にある第三者への提供について法令上必要な説明や同意取得を省略することはありません。本人の同意によらず提供できる法令上の要件に基づく場合も、その要件に応じた保護措置と必要な確認を行います。

利用する外部サービスの概要は、本ポリシー末尾の別表に記載します。

10．安全管理措置

当事務所は、個人データ、特に健康情報等の漏えい、滅失、毀損、改ざん及び不正アクセスを防止するため、取り扱う情報の性質及びリスクに応じて、次の安全管理措置を講じます。

（1）組織的安全管理措置

• 個人情報の取扱責任者の設置
• 個人情報及び健康情報等の取扱規程の整備
• 個人データの取扱状況及び保存場所の把握
• アクセス権限及び取扱担当者の限定
• 漏えい等が発生した場合の報告及び対応体制の整備
• 安全管理措置の定期的な確認及び見直し

（2）人的安全管理措置

• 医師及び業務従事者に対する守秘義務の徹底
• 個人情報保護及び情報セキュリティに関する教育
• 委託先を含む関係者との秘密保持に関する取り決め

（3）物理的安全管理措置

• 書類、端末及び記録媒体の適切な保管
• 個人データを取り扱う場所への立入り及び閲覧の制限
• 端末及び記録媒体の盗難・紛失防止
• 書類及び記録媒体の安全な廃棄

（4）技術的安全管理措置

• アカウントごとのアクセス権限管理
• 強固なパスワード及び多要素認証の利用
• 通信経路の暗号化
• 端末の画面ロック及び保存データの保護
• OS、ソフトウェア及びセキュリティ機能の適切な更新
• 不正アクセス、マルウェア及び情報漏えいへの対策
• 必要に応じたログの記録及び確認
• 適切なバックアップ及び復旧手順の整備

（5）外的環境の把握

外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報保護制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。

安全管理措置のより具体的な内容については、安全管理に支障を及ぼさない範囲で、本人からの求めに応じて遅滞なく回答します。

11．保存期間及び消去

当事務所は、利用目的の達成、法令上の義務の履行、契約の履行、紛争への対応その他正当な業務上の必要性を考慮して、個人情報の保存期間を定めます。

個人情報を利用する必要がなくなった場合は、法令又は契約により保存が必要な場合を除き、合理的な期間内に、安全な方法で消去、廃棄、返還又は個人を識別できない状態への処理を行います。

契約企業から取扱いを委託された個人データについては、当該契約、健康情報取扱規程及び契約企業の指示に従って、返還又は消去等を行います。

バックアップに保存された情報は、通常のバックアップ更新サイクルに従って順次消去します。

12．Cookie、アクセスログ及び外部送信

当サイトでは、ウェブサイトの提供、セキュリティ確保、障害対応及び利用状況の把握のため、Cookie、アクセスログその他これらに類する技術を使用することがあります。

これらにより、IPアドレス、閲覧日時、閲覧ページ、ブラウザ、OS、端末情報、参照元ページその他の情報が、当事務所又は当事務所が利用する外部サービス事業者へ送信される場合があります。

利用者は、ブラウザの設定によりCookieを無効にできます。ただし、Cookieを無効にした場合、当サイトの一部の機能が正常に利用できないことがあります。

当事務所は、別途明示し、法令上必要な手続及び利用者が選択できる仕組みを設けない限り、広告配信を目的とする行動ターゲティングを行いません。

アクセス解析その他の外部サービスを利用する場合は、サービス名、提供者、送信される情報、利用目的及び停止方法等を、本ポリシー又は当サイト上で公表します。本サイトで現在利用し、又は環境設定により利用する場合がある外部サービスは、別表のとおりです。Vercel Web Analytics 及び Speed Insights を利用する場合、これらは広告配信や行動ターゲティングを目的とせず、個人を特定しない形での利用状況及び表示速度の把握に用います。

13．漏えい等が発生した場合の対応

当事務所は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生し、又はそのおそれが判明した場合、事実関係及び原因の調査、被害拡大の防止、影響範囲の特定、再発防止その他必要な措置を速やかに講じます。

個人情報保護委員会への報告又は本人への通知が法令上必要となる場合は、法令に従って報告及び通知を行います。

契約企業から委託された情報に関する事故の場合は、当該契約企業へ速やかに報告し、契約企業と連携して対応します。

14．開示、訂正、利用停止等の請求

本人は、法令に基づき、当事務所が保有する本人の保有個人データについて、次の請求等を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 第三者提供記録の開示
• 内容の訂正、追加又は削除
• 利用の停止又は消去
• 第三者への提供の停止

請求等を希望する場合は、本ポリシー記載の個人情報お問い合わせ窓口へご連絡ください。具体的な手続及び必要書類をご案内します。

請求等に当たっては、本人又は正当な代理人であることを確認するため、本人確認書類その他必要な資料の提出をお願いすることがあります。提出された本人確認書類は、本人確認の目的に限って使用し、確認後、適切に消去又は廃棄します。

当事務所が契約企業から委託を受けて取り扱っている個人データについては、当該契約企業が開示等の権限を有する場合があります。この場合、当事務所は、請求者に対して契約企業の窓口をご案内し、又は契約企業と連携して対応します。

現時点において、当事務所は開示等の請求に関する手数料を定めていません。将来、利用目的の通知又は開示について手数料を定める場合は、実費を考慮した合理的な範囲とし、あらかじめその金額を公表又は通知します。

法令により請求等に応じる義務がない場合、本人又は第三者の権利利益を害するおそれがある場合、当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合その他法令に定める場合には、請求の全部又は一部に応じないことがあります。その場合は、法令に従い、その旨及び可能な範囲で理由を通知します。

15．個人情報に関するお問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、相談又は開示等の請求は、次の窓口までご連絡ください。

お問い合わせ内容を確認した上で、合理的な期間内に対応します。

当事務所は法人設立前です。ご契約前に、契約主体・請求名義・選任する医師を明記します。法人化等によって契約主体を変更する場合は、事前にご案内し、契約の承継・再締結や情報の引継ぎについて必要な合意・手続きを行います。法人化に伴う運営者の変更は、確定後に本ポリシーへ反映します。

この窓口及び当サイトの一般お問い合わせフォームは、緊急の医療相談、診断又は治療を目的とした窓口ではありません。生命又は身体に関わる緊急事態の場合は、救急医療機関その他の適切な機関へ連絡してください。

16．本ポリシーの変更

当事務所は、法令の改正、サービス内容、情報システム又は個人情報の取扱方法の変更等に応じて、本ポリシーを変更することがあります。

変更後の本ポリシーは、当サイトへの掲載その他適切な方法により公表します。本人の同意が法令上必要となる変更については、別途、本人の同意を取得します。

重要な変更を行う場合は、当サイト上で分かりやすくお知らせします。

別表：利用する主な外部サービス

公開時点における、本サイト運営に関する主な外部サービスです。産業保健業務で契約企業の指定するシステムを利用する場合は、当該契約及び健康情報取扱規程に従います。サービスを追加又は変更した場合は、本表を更新します。

フォームの入力内容はVercel上で処理し、Resendを通じて当事務所のGoogleのメール受信箱へ送ります。受信した内容は、問い合わせへの回答と連絡履歴の管理に利用します。一般の問い合わせ受付では、従業員の健康情報の提出を求めません。

取扱地域は、各サービスの公表情報に基づく説明です。データの種類、契約・設定、再委託先によって処理・保管地域が異なる場合があり、送信元として選択した地域と保存先が同じとは限りません。個別の取扱いについては、上記のお問い合わせ窓口へご連絡ください。

• ウェブサイト公開・ホスティング

  サービス提供者・サービス名

  Vercel Inc.／Vercel

  主に取り扱う情報

  IPアドレス、アクセスログ、端末情報等

  利用目的

  サイト公開、セキュリティ、障害対応

  処理・保管地域

  米国を主な処理地域とし、提供者・再委託先の運用地域でも処理される場合があります。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）

• 問い合わせフォーム

  サービス提供者・サービス名

  自社実装（本サイト）／Vercel 上で処理

  主に取り扱う情報

  氏名、相談者の立場、会社名・事務所名・所属機関名、部署名、メールアドレス、電話番号、紹介先企業名（任意）、事業場又は紹介先の所在地・従業員数・産業医選任状況、相談種別、問い合わせ内容等

  利用目的

  問い合わせ受付及び回答

  処理・保管地域

  米国を主な処理地域とし、提供者・再委託先の運用地域でも処理される場合があります。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）

• 問い合わせ通知メールの送信

  サービス提供者・サービス名

  Plus Five Five, Inc.／Resend

  主に取り扱う情報

  送受信先メールアドレス、氏名・会社名等を含む件名・本文、問い合わせ内容、配信記録等

  利用目的

  フォームの入力内容を当事務所へ通知

  処理・保管地域

  米国。メール送信時に選択する地域とは別に、メール本文や配信記録等が保存されます。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）

• 問い合わせメールの受信・保存・返信

  サービス提供者・サービス名

  Google／Gmail（当事務所のメール）

  主に取り扱う情報

  送受信者の氏名・メールアドレス、件名・本文、問い合わせ内容、連絡履歴等

  利用目的

  問い合わせへの回答と連絡履歴の管理

  処理・保管地域

  Googleが運用する世界各地のサーバー。処理・保管先はサービスの契約・設定等によって異なります。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）

• 問い合わせの連続送信防止

  サービス提供者・サービス名

  Upstash／Redis（環境設定時）

  主に取り扱う情報

  メールアドレスとIPアドレスから生成した鍵付きハッシュ値、送信回数（最大1時間で自動削除）

  利用目的

  迷惑送信防止、問い合わせ機能の安定運用。氏名や問い合わせ本文は送信しません。

  処理・保管地域

  データベースで選択する地域及び、提供者の契約・運用に応じた処理地域。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）

• データ保管

  サービス提供者・サービス名

  本サイト経由のお問い合わせはGoogleのメール受信箱に保存し、送信内容・配信記録等はResendでも取り扱われます。産業保健業務の記録は一般の問い合わせ受付と分け、受け渡し方法・保管先・共有範囲を個別にご案内します。

  主に取り扱う情報

  契約及び業務上必要な情報

  利用目的

  業務記録の保管及びバックアップ

  処理・保管地域

  問い合わせメールは上記サービスの説明をご覧ください。その他の記録は個別の取扱方法に応じてご案内します。

• アクセス解析

  サービス提供者・サービス名

  Vercel Inc.／Vercel Web Analytics、Vercel Speed Insights（環境設定により利用する場合）

  主に取り扱う情報

  閲覧ページ、参照元、端末・ブラウザ情報、パフォーマンス情報等

  利用目的

  サイトの利用状況の把握、表示速度の改善

  処理・保管地域

  米国を主な処理地域とし、提供者・再委託先の運用地域でも処理される場合があります。

  提供者の説明

  データの取扱いについて（外部サイト）